Minggu, 11 Maret 2012

Berkomunikasi Melalui Telepon dan Faksimile

BAB I. PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI

Modul Berkomunikasi Melalui Telepon dan Faksimile ini membahas tentang bagaimana kita menggunakan fasilitas yang ada di perusahaan atau kantor terutama alat-alat elektronik, alat komunikasi dan lain-lain. Secara umum modul ini menjabarkan bagaimana etika kita dalam berkomunikasi melaluii telepon dan facsimile yang berisi tentang macam-macam-macam hubungan telepon, etiket bertelepon, teknik dalam menerima telepon, jenis-jenis faksimili dan bagian–bagian yang terdapat dalam faksimili.

B. PRASYARAT

Modul ini merupakan lanjutan dari Modul Bekerja sama dengan Linkungan Sosial yang Berbeda. Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan berkomunikasi secara umum dan telah dapat menggunakan bahasa yang komunikatif dan penggunaan ejaan yang benar. Modul-modul yang harus Anda kuasai dengan tuntas tersebut adalah modul Bahasa Indonesia, khususnya yang membahas tentang penggunaan bahasa yang komunikatif, penggunaan ejaan yang benar, akan lebih baik jika didukung penguasaan bahasa asing (bahasa Inggris, bahasa Mandarin, atau bahasa lainnya).


C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya, untuk memudahkan anda menggunakan modul ini dalam proses pemelajaran.

a) Langkah-langkah yang harus Peserta didik tempuh

1. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan, dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini.

2. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari modul untuk meyakinkan penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda.

3. Diskusikan dengan teman apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka tanyakanlah pada Guru sampai paham.

4. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalam modul.

5. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya, dan jawablah pertanyaan tes, kemudian cocokkan dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan inii sampai anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan.

6. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/ instruktur.

7. Setelah anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini, pelajarilah modul selanjutnya sesuai yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Akuntansi

8. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

9. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

b) Peranan Guru

1. Pastikan bahwa peserta didik yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas.

2. Bantulah peserta didik dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari modul ini. Berikan perhatian khusus pada perencanaan jenis kegiatan, tempat kegiatan belajar dan waktu penyelesaian akhir pemelajaran, agar mereka dapat belajar efektif dan efisien untuk mencapai sub-kompetensi standar.

3. Mengidentifikasi dan menganalisis sarana-prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pemelajaran.

4. Berikan motivasi, bimbingan dan pendampingan pada peserta diklat agar semangat belajarnya meningkat.

D. TUJUAN AKHIR

Siswa dapat berkomunikasi melalui telepon dan faksimile dengan benar. Spesifikasi kinerja yang diharapkan mencakup :

1. Memahami fungsi telepon sebagai alat komunikasi

2. Menerapkan Etiket bertelepon

3. Menjawab telepon masuk

4. Melakukan kontak telepon

5. Mencatat pesan pada formulir telepon

6. Membuat format pesan telepon

7. Mengenal macam-macam faksimile

8. Mengenal fungsi tombol-tombol yang ada dalam faksimili

9. Mengoperasikan pesawat faksimil


KOMPETENSI : Berkomunikasi melalui telepon dan faksimili

KODE : A.2

DURASI PEMELAJARAN : 30 Jam @ 45 menit

LEVEL KOMPETENSI KUNCI

A

B

C

D

E

F

G

1

1

1

1

1

1

1

KONDISI KINERJA

Komunikasi telepon mungkin diambil diantara konteks yang termasuk berbeda tetapi tidak terbatas untuk: kantor, area penerimaan, di tempat, di handphone, dengan tamu, dengan teman


SUB KOMPETENSI

KRITERIA KINERJA

LINGKUP BELAJAR

MATERI POKOK PEMELAJARAN

SIKAP

PENGETAHUAN

KETERAMPILAN

1. Respon untuk panggilan telepon masuk

§ Panggilan dijawab secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar perusahaan

§ Bantuan ditawarkan kepada penelepon secara bersahabat dan tujuan panggilan tertentu secara cepat

§ Uraian panggilan telepon di-ulang secara rinci untuk mem-perkuat pengertian

§ Pertanyaan keterangan pene-lepon dijawab atau ditransfer secara tepat kepada orang yang dituju

§ Permohonan/permintaan dicatat secara akurat dan di-sampaikan kepada departe-men/orang yang tepat untuk ditindaklanjuti

§ Pesan secara tepat disiar-kan/disampaikan

§ Sopan santun bertelepon

§ Cara memperoleh keterangan dari penelpon

§ Penyampaian pesan-pesan

§ Penanganan percakapan/ panggilan yang bernada mengancam dan mencuriga-kan

§ Pengenalan peralatan telepon

§ Sopan dan ramah dalam melayani pembi-caraan melalui telepon

§ Tanggap dalam mem-berikan bantuan yang dibutuhkan oleh penelepon

§ Mempromosikan produk dengan penuh keyakin-an

§ Cepat dan akurat dalam menyampaikan pesan

§ Tenang dan cepat dalam menangani pang-gilan yang bernada mengancam dan men-curigakan

§ Memahami tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon

§ Memahami pengetahuan produk dan layanan perusahaan

§ Memahami sistem operasi peralatan telepon

§ Menjelaskan teknik me-nyampaikan pesan

§ Mengidentifikasi berbagai percakapan/panggilan yang bernada mengan-cam dan mencurigakan

§ Menerapkan tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon

§ Mempraktikkan penge-tahuan produk sesuai dengan tuntutan industri

§ Mengoperasikan ber-bagai peralatan telepon secara benar

2. Melakukan panggilan telepon

§ Nomor telepon dicatat secara benar

§ Tujuan dari menelepon telah dirancang/dibentuk secara tepat sebelum menelepon/ memanggil

§ Alat/sarana digunakan secara tepat untuk mem-bentuk/merancang hubungan

§ Nama perusahaan dan alasan menelepon disampaikan tepat

§ Tata cara bertelepon adalah sopan dan sopan tata cara setiap saat

§ Layanan telepon ke luar

§ Kode telepon (Lokal, SLJJ, SLI)

§ Jenis-jenis panggilan telepon

§ Penggunaan pesawat telepon

§ Penggunaan direktori telepon

§ Melayani panggilan telepon dengan cepat, tepat dan akurat

§ Sopan santun bertele-pon diterapkan dalam melayani panggilan

§ Memahami layanan telepon ke luar

§ Mendiskripsikan penge-tahuan direktori telepon

§ Mengidentifikasi ber-bagai macam informasi telepon (di dalam maupun di luar)

§ Memahami tata cara menggunakan telepon

§ Membedakan jenis-jenis panggilan telepon

§ Menggunakan telepon direktori sesuai keper-luan

§ Mencari nomor telepon yang diperlukan

§ Menggunakan pesawat telepon dengan baik dan benar

§ Membuat panggilan ke luar

3. Penggunaan pesawat telepon untuk menunjang komunikasi dalam peker-jaan akuntansi.

§ Menguasai prosedur peng-operasian pesawat telepon sesuai buku manual.

§ Menguasai fungsi penye-telan pesawat telepon untuk men-dapatkan performansi maksimal.

§ Terampil menggunakan telepon untuk berkomunikasi secara efektif sesuai dengan etika berkomunikasi secara profesional.

§ Prosedur pengoperasian pesawat telepon sesuai buku manual.

§ Pemahaman fungsi penye-telan pesawat telepon untuk mendapatkan performansi optimal.

§ Terampil menggunakan telepon untuk berkomuni-kasi secara efektif sesuai dengan etika berkomu-nikasi secara profesional.

§ Mengoperasikan fungsi-fungsi telepon secara bertanggung jawab

§ Pengenalan dan pema-haman jenis-jenis pesawat telepon.

§ Prosedur pengoperasian pesawat telepon sesuai buku manual.

§ Pemahaman fungsi tombol pada pesawat telepon untuk mendapat-kan performansi optimal.

§ Mengoperasikan pesawat telepon untuk berkomu-nikasi secara efektif se-suai dengan etika berko-munikasi secara profe-sional.

4. Mengoperasikan pesawat faksimili.

§ Menguasai prosedur peng-operasian pesawat faksi-mili.

§ Menguasai fungsi pada pesawat faksimili untuk mengirim dan menerima berita.

§ Terampil mengoperasikan faksimili untuk berkomunikasi secara efektif sesuai dengan etika berkomunikasi profesio-nal.

§ Prosedur pengoperasian pesawat faksimili.

§ Fungsi tombol pada pesawat faksimili untuk mengirim dan menerima berita.

§ Latihan mengoperasikan faksimili untuk berkomunikasi secara efektif sesuai dengan etika berkomunikasi profesional.

§ Mengoperasikan fungsi-fungsi faksimili secara bertanggung jawab

§ Mengoperasikan faksi-mili dengan beretika

§ Pengenalan dan pema-haman pesawat faksimili.

§ Menguasai fungsi pada pesawat faksimili untuk mengirim dan menerima berita.

§ Mengoperasikan faksi-mili untuk berkomunikasi secara efektif sesuai dengan etika berkomuni-kasi profesional.


F. CEK KEMAMPUAN

Sebelum Anda mempelajari modul ini, jawablah semua pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan tepat. Selanjutnya pelajarilah materi-materi yang belum Anda kuasaii kompetensinya.

1. Apakah fungsi pesawat telepon dalam suatu perusahaan?

2. Apa yang dimaksud dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya?

3. Menurut Anda bagaimana Etiket bertelepon yang baik dan benar?

4. Hal-hal apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam berkomunikasi melalui pesawat telepon?

5. Apa yang Anda lakukan jika mendapat telepon dari rekanan yang ingin berbicara dengan pimpinan, sementara pimpinan mengatakan tidak mau diganggu?

6. Bagaimana membuat format berita telepon yang efektif?

7. Susunlah langkah-langkah menelpon yang benar!

8. Bagaimanakah prosedur penggunaan pesawat faksimil?

BAB II. PEMELAJARAN

KEGIATAN PEMBELAJARAN

1

Materi : Mengoperasikan Pesawat Telepon

A. TUJUAN PEMBELAJARAN 1

Setelah menyelesaikankegiatan pembelajaran ini, siswa diharapkan :

1. Dapat mengetahui arti hubungan telepon

2. Dapat mengetahui macam-macam telepon dan hubungan telepon

3. Dapat mengoperasikan telepon dengan baik dan benar, serta santun

4. Dapat mencatat pesan melalui formulir telepon

B. URAIAN MATERI

Telepon adalah salah satu alat komunikasi yang sering digunakan dalam suatu perusahaan. Fungsi telepon bagi perusahaan dalam kegiatan bisnis yaitu untuk memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memasarkan produk, menigkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif juga akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dengan cepat, sehingga pihak perusahaan dapat menindaklanjuti respon dengan cepat pula.

1. Pengertian hubungan telepon

Kata telepon berasal dari kata tele dan phone dimana tele berati jauh dan phone artinya bunyi/ suara. Pesawat telepon merupakan symbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

2. Macam-macam Pesawat dan Hubungan Telepon

a. Jenis Pesawat Telepon dilihat dari beberapa segi :

w Kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan, yaitu :

Intercom

Intercom dalam bahasa Inggris disebut intercommunication yang berarti komunikasi didalam. Intercom juga serinig disebut dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor-kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

PMBX (Private Manual Branch Excharge)

Telepon jenis ini,tidak memungkinkan kita untuk berkomunikasi langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelepon harus terlebih dahulu melalui operator. Penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah tersambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi.

PABX (Private Automatic Branch Excharge)

Telepon jenis ini memungkinkan kita dapat berkomunikasi langsung tanpa melalui operator. Penelepon dapat berhubungan langsung dengan cara memutar nomor telepon saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

w Segi peletakkannya telepon dibedakan menjadi :

Telepon Meja (Tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja.

Telepon dinding (Wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding.

Telepon Mobil, kapal atau pesawat yakni telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada mobil, kapal, atau pesawat.

Telepon genggam (Handphone) yaitu telepon yang dapat dibawa kemana-mana oleh pemiliknya.

b. Jenis hubungan telepon berdasarkan :

w Segi jarak jangkauannya, yaitu :

1.Hubungan antarbagian (intern),yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.

2. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu, dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.

3. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antarkota atau propinsi. Namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dahulu penelepon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.

4. Hubungan internasional (Overseas Call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain.

w Dari cara kerjanya, dapat dikelompokkan dalam 2 jenis seperti seperti berikut.

1. Hubungan Melalui Operator

Bila melalui operator, penelepon memutar/ menekan nomor operator sentrall untuk minta hubungann perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Jika sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.

2. Hubungan Langsung

Yaitu penelpon/ menelpon sendirI tanpa operator. Dengan memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh, penelepon langsung bicara.

3. Hubungan Langsung dengan SMS

Hubungan langsung jarak jauh ini dapat dil;akukan sampai melintasi batas negara hanya dengan menggunakan layanan pesan pendek (SMS), komunikasi melalui sms ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui suara (voice). Layanan telepon jenis SMS ini banyak didemari karena biayanya yang murah dan cepat.

C. RANGKUMAN 1

1. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah, meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan.

2. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh melalui alat elektronik dari sartu pihak ke pihak yang lain.

Ada 4 macam hubungan telepon, yaitu :

1. Hubungan intern

2. Hubungan local

3. Hubungan interlokal

4. Hubungan internasional

3. Ada beberapa jenis pesawat telepon, yaitu intercom, PMBX, PABX

4. Telepon dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu :

1. Telepon meja

2. Telepon dinding

3. Telepon mobil, pesawat, kapal

4. Telepon genggam

5. Ada tiga macam cara kerja telepon, yaitu :

1. Hubungan melalui operator

2. Hubungan langsung

3. Hubungan dengan menggunakan SMS

D. TES FORMATIF 1

1. Apakah fungsi pesawat telepon?

2. Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX?

3. Misalnya, Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PABX, apa yang harus Anda lakukan jika hendak menelpon ke luar?

4. Uraikan secara singkat, jenis telepon berdasarkan peletakkannya!

5. Sebutkan jenis-jenis hubungan telepon berdasarkan cara kerjanya serta uraikan pengertiannya!

KEGIATAN

PEMBELAJARAN

2

Materi : Etika Penanganan Telepon

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah membaca materi Etika Penanganan Telepon ini , siswa diharapkan dapat :

1. Mengetahui tata cara bertelepon dengan menggunakan Etiket yang baik benar

2. Mengetahui hal –hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi melalui telepon

B. URAIAN MATERI

1. Perbedaan Etika dan Etiket

Banyak orang menyamakan begitu saja kata etika dan etiket padahal keduanya memiliki pengertian yang berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak. Sedangkan etiket(bahasa Perancis Etiquete) adalah tata karma, sopan santun, atau tata pergaulan. Kalau etika membahas apa yang benar, salah, jujur, adil dan lain-lain, sementara itu etiket membahas apa yang sopan dan pantas diterapkan dalam percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.

2. Pentingnya Etiket Bertelepon

Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon, kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana yang up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal terpenting adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tidak boleh diabaikan, karena tugas seorang operator , sekretaris, petugas pada bagian penjualan pada suatu perusahaan bukan hanya menerima dan menelepon. Tidak salah, jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat timbul dari cara pembicaraan telepon. Dengan hanya mendengar suara apa yang dikatakan, dan bagaimana cara menyatakannya di telepon, orang luar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon dan citra perusahaan.

Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan bertelepon. Akan tetapi, kepribadiaan seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon, tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya ketika dia menjawab telepon. Untuk itu, penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ia benar-benar ingin membantu. Jangan sekali-sekali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon, lalu penerima telepon dapat semaunya dan berbicara kurang sopan. Layanilah orang yang bertelepon dengan senang hati dan santun. Suara penerima telepon ( sekretaris, receptionist, petugas Marketing) mencerminkan citra organisasi/perusahaan. Seringkali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang citra pimpinan di perusahaan berdasarkan reaksi yang mereka peroleh pada waktu menelepon. Satu kali pelayanan telepon tidak memuaskan, dapat menghancurkan citra perusahaan sebelumnya. Sebaliknya, jika sikap baik dalam pelayanan telepon dapat anda berikan gambaran yang baik terhadap perusahaan akan baik pula. Bagi penerima telepon itu sendiri, hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemukan sangat besar manfaatnya.

Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon. Tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara ditelepon, tanpa harus memotong pembicaraan telepon sebelum nada sela yang memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak berbicara, akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan.

Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan kita laksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon sebagai berikut:

1.Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 3 kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan.

2. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelpon, siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.

3. Jangan memulai pembicaran hanya dengan ucapan kata “Halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

4. Jangan menggunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon, karena petugas yang bertugas biasanya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun apabila memang ada keperluan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya , berbicara seperlunya tanpa mengganggu tugas kita.

5. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut.

6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaiknya, bicaralah dengan sikap yang menyenagkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelepon. Bagaimanapun juga seorang petugas telepon harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.

7. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

8. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras. Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.

9. Sebut nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, disamping pokok pembicaraan. Jangan sampai setelah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, saya harus berbicara dengan siapa ya?

10. Ada baiknya kita tanyakan apakah saat kita menelepon, waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.

11. Jangan menganggap panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraaan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.

12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.

13. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon.

14. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih(thank you) dan kembali (You are welcome), serta mengucapkan salam Selamat Pagi atau Selamat Siang ketika mengakhiri pembicaraan.

15. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Meletakkan gagang telepon dengan kasar akan berkesan kurang baik, terlebih lawan bicara

(si penelepon) belum menutup teleponnya.

Hal-hal yang harus dihindari Petugas telepon, operator resepsionis, maupun petugas marketing), yaitu:

1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing

2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

4. Berbicara terlalu banyak basa-basi

5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak

6. Berbicara dengan nada memerintah

7. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan

8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali

9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah

C. RANGKUMAN 2

1. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak, sedangkan etiket(bahasa Perancis Etiquete) adalah tata karma, sopan santun, atau tata pergaulan.

2. Hal –hal yang penting dalam etiket bertelepon adalah sebagai berikut :

1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 3 kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan.

2. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon, siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.

3. Jangan memulai pembicaran hanya dengan ucapan kata “Halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

4. Jangan menggunakan pesawat telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon, karena petugas yang bertugas biasanya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi”.

5. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.

6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaiknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

7. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.

8. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

9. Sebut nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, disamping pokok pembicaraan.

10.Ada baiknya kita tanyakan apakah saat kita menelepon, waktu yang tepat untuk berbicara.

11. Jangan menganggap panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraaan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.

12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.

13.Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon.

14. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih(thank you) dan kembali (You ara welcome), serta mengucapkan salam Selamat Pagi atau Selamat Siang ketika mengakhiri pembicaraan.

15. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Meletakkan gagang telepon dengan kasar akan berkesan kurang baik, terlebih lawan bicara(sipenelepon) belum menutup teleponnya.

3. Hal-hal yang harus dihindari sekeretaris, operator resepsionis, maupun petugas marketing), yaitu:

1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing

2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

4. Berbicara terlalu banyak basa-basi

5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak

6. Berbicara dengan nada memerintah

7. Penelepon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan

8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali

9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah

D. KEGIATAN

1. Bentuk kelompok 3-4 orang. Masing-masing kelompok bertugas mendatangi kantor-kantor pemerintahan atau swasta di sekitar lingkungan sekolah!

2. Diskusikan hasil informasi yang telah Anda peroleh dengan kelompok-kelompok lain!

3. Simpulkan etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor pemerintah dan swasta!

Tes Formatif 2

1. Sebutkan Etiket bertelepon yang baik adan benar dalam berkomunikasi!

2. Sebutkanlah hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon, misalnya cara menanggapi penggilan telepon, volume suara dalam berdialog( buat 4 kalimat dengan teman terdekat Anda)

3. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon

KEGIATAN

PEMBELAJARAN

3

Kegiatan Pembelajaran : Teknik Penerimaan Telepon

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah memahami modul 3 tentang Teknik Penerimaan Telepon ini , siswa diharapkan dapat :

1. Mengetahui langkah-langkah dalam berkomunikasi melalui telepon

2. Mengetahui Teknik Penerimaan Telepon

B. URAIAN MATERI

Dengan banyak berpegang pada etiket dalam berhubungan melalui telepon disini akan diuraikan prinsip-prinip etiket yang harus dilakukan seseorang petugas telepon

Langkah-langkah dalam berhubungan melalui telepon yaitu ada 2 :

1. Langkah-langkah dalam menerima telepon.

2. Langkah-langkah dalam menelepon.

Langkah-langkah dalam menelepon dan menerima telepon

1. Teknik Mengangkat Telepon

a. Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang petugas telepon berdekatan dengan pimpinan, dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan.

b. Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis.

2. Menyiapkan Buku Catatan

Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Petugas telepon harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.

3. Memberi Salam Kepada Penelepon

Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. Kemudian, sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nmor telepon dan nama penerima telepon). Bila penelepon lebih dahulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan Bapak/ Ibu atau Saudara, tetapi tambahkan identitas diri penelepon, misalnya Bapak DJoko. Jika Penelepon tidak mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?” atau ‘Maaf, boleh saya mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?” .. tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil, misalnya Ini Siapa sih”

Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon , tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelepon.

4. Membuka Pembicaraan

Jika penelepon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstransfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera menginformasikan keberadaaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/ Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau? Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon, petugas telepon, tidak perlu memberikan jawaban yang mendaetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja.

Petugas telepon diharapkan dapat menjawab secara otomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelepon seseorang, agar penelepon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang On Line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan bapak Soeryanto dari UNESA. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan.

| Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata Hallo saja, sebutkan Nama Anda/ Jabatan Anda/ Nama Perusahaan. Contoh ;

· “ Selamat Pagi, PT. BABEL, disini”

· “ Selamat Siang, disini PT. BABEL”

· “ Selamat Sore, PT. BABEL, dengan Kiki disini”

| Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri,, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.

Ÿ “ Selamat Siang, dengan Kiki di sini”

Ÿ “Pesawat 123, Selamat Siang”

Ÿ Administrasi Perkantoran, Kiki di sini”

| Jika Penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya:

Ÿ “ Bolehkah saya mengetahui siapa yang sdang bicara?”

Ÿ “ Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”

HIndari pertanyaan seperti ini: “ Siapa ini?, atau “ Siapa sih ini?, “ Anda Siapa?, dan Siapa yang bicara?

5. Hubungkan Segera Penelepon dengan Nama? Nomor yang dikehendaki

Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi / dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh :

| Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi

| Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah

| Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alphabet untuk memudahkan dalam mengeja nama kata-kata yang kurang jelas.

6. Menciptakan kesan yang baik

a. Jika penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan.

Ø “ Dapatkah Bapak/ Ibu menunggu sebentar?”

Ø “ Ya Pak/ Bu, apakah dapat menunggu?”

Hindari ucapan:

ÿ “ Tunggu yah” atau

ÿ Bentar yah

b. Apabila penelpon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan: “Terima kasih atas kesabarannya.

c. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelpon sedang keluar, penerima telepon harus:

ÿ Memberikan keterangan kepada penelpon tentang ketidakhadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik :

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah Anda menelpon kembali?”

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?”

ÿ Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

d. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi yang mengharuskan. Oleh karena itu, Penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.

e. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan memotong pembicaraan di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata :

ÿ “Ya’

ÿ “Tentu”

ÿ “Ya, Saya tahu”

ÿ “Benar”,dan sebagainya

f. Jika penelpon salah sambung, penerima telepon berbicara :

“Maaf anda telah salah sambung, di sini 321778” (identitas penerima telepon)

7. Mencatat Pesan

Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penrima telepon harus :

œ Mencatat segala sesuatu yang diperlukan

œ Memberikan keterangan yan g jelas dan lengkap

œ Menanyakan kepada penelpon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali

œ Menghindari kesalahan-kesalahn isi pesan dari si penelpon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut

œ Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima

Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon.

8. Salam Penutup

Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, Penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat Pagi” atau “Siang” atau “Sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelpon.

C. RANGKUMAN 3

1. Cara menerima telepon menimbulkan kesan atau penilaian Penelepon terhadap sikap dan kepribadian penerima penelpon dan pimpinan serta perusahaan tempat penelpon bekerja.

2. Menerima telepon harus dilakukan dengann senang hati, tanpa harus merasa terganggu. Hal ini tampak dari cara orang berbicara dan intonasi berbicara, serta pilihan kata ketika seseorang merespon pembicaraan orang lain.

3. Catatlah berita telepon atau pesan yang dikirim melalui telepon dengan jelas. Catat pula nama penelepon, asal dan jam telepon, serta nama penerima telepon. Jangan menyampaikan pesan secara lisan.

D. TUGAS 2

1. Lakukan pengamatan terhadap cara seorang petugas telepon atau pekerja kantor merespon telepon masuk. Pengamatan dapat Anda lakukan tehadap cerita sinetron di TV atau kantor-kantor terdekat di sekitar sekolah Anda. Catatlah tentang hal-hal yang Anda amati tersebut, buatlah laporannya, dan diskusikan hasil pengamatan itu di kelas!

2. Bagaimanakah cara menayampaikan pesan kepada pimpinan Anda?

KEGIATAN

PEMBELAJARAN

4

Materi : Mengoperasikan Faksimile

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi ini, siswa diharapkan dapat

1. Menjelaskan bagian-bagian Fax dan Fungsinya

2. mengoperasikan Mesin Fax dengan benar

B. URAIAN MATERI

1. Bagian-bagian Mesin Fax dan Fungsinya

a. Bila dilihat dari depan, terdiri dari :

ï Tempat dokumen

ï Tempat memasukkan dokumen yang akan dikirim

ï Penuntun dokumen

ï Tempat dokumen yang diterima

ï Tempat keluarnya dokumen yang telah dikirim

ï Ukuran kertas

ï Alat pembuka cover

ï Alat penghitung kertas

ï Penghitung waktu

b. Bila dilihat dari dalam

ï Pembebas kertas

ï Pemotong kertas

ï Penjepit kertas

ï Penggulung

ï Bagian penutup kertas

c. Pandangan dari Belakang

1. Tempat keluarnya dokumen yang dikirim

2. Kabel RS-232C

3. Kabel power hubungan listrik

4. Power untuk menghidupkan dan mematikan

2. Spesifikasi bagian-bagian yang terdapat pada mesin fax

a. Lampu Indikator, terdiri dari :

| Paper : Tanda persediaan kertas perekam, menyala bila kertas habis.

| Error : Menyala bila terjadi kesalahan

| Stand-by : Menyala untuk menunjukkan mesin dalam kondisi siap

| Reduce : Menyala bila pengecilan hasil dilakukan (X 0,8/B4 - A4).

Namun dalam pengiriman, jika mesin lawan mampu merekam hasil hingga ukuran B4, maka tanda REDUCE akan pada secara otomatis dan menghasilkan foto copy

| All Reduce : Menyala bila pengecilan hasil harus dilakukan (X 0,8) apapun kemampuan/ keadaan mesin lawan

| Dokumen : Menyala bila pada baki dokumen tidak terdapat dokumen, bila dimasukkan dokumen tanda DOKUMEN akan padam

b. Lampu dan tombol Pengontrol

Fine Light Transmission

Standar Normal Reception

Dark

Resolution Contrast Star Talk Stop

v Resolution : Tombol untuk menentukan resolusi

v Standard : Untuk dokumen biasa

v Fine : Untuk dokumen yang mengandung huruf-huruf halus dan grafik

v Contrast : Tombol untuk menentukan kepekatan copy

v Light : Untuk dokumen yang buram/ tipis

v Normal : Untuk dokumen biasa

v Dark : Untuk dokumen yang agak pekat atau dasar berwarna

v Start : Tombol untuk memulai komunikasi

v Tranmission : Untuk pengiriman data, bila ditekan dengan dokumen diletakkan terlebih dahulu pada baki dokumen

v Reception : Untuk penerimaan data bila ditekan tanpa ada dokumen pada baki dokumen

v Talk : Tombol untuk mempersiapkan komunikasi verbal, setelah selesai pengiriman atau penerimaan

v Stop : Tombol untuk menghentikan proses pengiriman data bila diperlukan atau menghentikan pengcopyan

c. Sub. Control Panel

v Reduce : Tombol untuk pengecilan hasil(X 0,8/B4-A4)

Penekanan satu kali, tanda REDUCE akan menyala

Penekanan dua kali, tanda ALL REDUCE sksn menyala

v Copy/cut : Tombol untuk memulai peng-copyan adan memotong setelah selesai

v Polling : Tombol untuk penerimaan secara otomatis dari mesin lawan sebelumnya telah disiapkan dokumen pada baki dokumennya

v Daily Report :Tombol untuk membaca data rekaman pengiriman atau penerimaan harian

v Angka 1 s.d 10 : Untuk program Daily Report

3. Penyiapan Pesawat Faksimile

v Power

Sesudah pesawat di hubungkan dengan aliran listrik, maka tekan tombol power pada posisi ON yang ada di bawah samping pesawat.

v Rear Panel

Pada samping pesawat untuk menetukan posisi AUTO dan

v Manual

Selanjutnya nyatakan bahwa semua panil dan tombol dalam keadaan siap pakai

4. Spesifikasi Dokumen yang biasa dikirim

v Dokumen dalam keadaan baik untuk kertas untuk kertasnya maupun isinya.

v Dokumen yang berwarna, agar di foto copy lebih dahulu sebagai hasilnya biasanya kurang baik

v Ukuran kertas dokumen :

w Lebar : 182 mm s.d 257 mm

w Panjang : 128 mm s.d 1000 mm

128 mm s.d 700 mm

w Tebal : 0,06 mm s.d 0,2 mm (Post Manual)

0,06 mm s.d 0,12 mm (Post Outo)

5. Prosedur Operasi

Prosedur operasi facsimile terdiri dari :

a. Terima

u Diterima secara otomatis

ΠSet pada selector dibelakang pesawat pada posisi AUTO. Dengan demikian pesawat telah siap untuk menerima secara otomatis.

Apabila telpeon berdering 2X maka pesawat langsung menerima berita dari kantor lawan sedangkan untuk berakhirnya perhubungan akan ditandai dengan bunyi buzzer (tone), lalu pesawat langsung pada posisi stand by.

u Terima secara Manual

ΠSet selector pada posisi Manual

 Angka hand set apabila telepon berdering dan lakukan komunikasi verbal dengan kantor lawan

Ž Ketika terjadi komunikasi verbal harus diperhatikan bahwa panel “PAPER” padam

 tekan tombol “START” dan panel “RECEPTION” akan menyala lalu proses terima langsung

 Letakkan hand set pada tempatnya dan apabila proses terima berakhir buzzer akan berbunyi dan mesin akan kembali pada posisi stand-by.

b. Kirim

u Perhatikan bahwa lampu STAND-BY menyala

u Letakkan dokumen yang akan dikirim pada baki dengan menghadap ke atas, ujung dokumen menyentuh gear dan kemudian panil “DOKUMEN” akan padam

u Pilihlah fungsi RESOLUTION dan CONTRAST untuk menyatakan jenis dan kondisi dokumen tersebut

u Apabila posisi pesawat lawan automatis, maka 3 second kemudian akan tedengar bunyi buzzer (tone) dari pesawat lawan, lalu tekan START, panil TRANSMISSION akan menyala berarti pengiriman dokumen langsung

u Apabila proses pengiriman dokumen selesai kita menghendaki komunikasi verbal, maka sebelum berakhir kita tekan tobol TALK.

u Setelah pengiriman dokumen selesai akan terdengar bunyi tone terputus-putus, lalu angkat hand-set dan tunggu hingga panil standard, normal, transmission padam selanjutnya pembicaraan telepon berlangsung.

u Letakkan hand-set pada tempatnya, dan apabila proses pengirimaan berakhir maka akan terdengar bunyi buzzer(tone) dari pesawat akan kembali pada posisi stand-by.

u Apabila dokumen yang akan dikirim banyak jumlahnya, biasa dilakukan dengan jalan menyusun lembar dokumen pada tempatnya (paling banyak 30 lembar)

C. Rangkuman

Mesin Facsimile adalah mesin pengirim dokumen data dari pihak satu ke pihak lain seperti surat atau gambar melalui kabel telpon, dimana si penerima data menerima data sesuai dengan aslinya. Mesin facsimile juga dapat digunakan foto copy hanya hasil yang didapatkan tidak sama persis dengan hasil mesin foto copy.

Mesin Facsimile dapat menerima dokumen dengan dua cara yaitu :

a. Diterima secara otomatis

Yaitu pada pesawat diset pada selector dibelakang pesawat pada posisi AUTO, maka pesawat akan menerima secara otomatis.

b. Diterima secara manual

Yaitu pada pesawat set selector pada posisi MANUAL, apabila ada yang mengirim dokumen diterima dengan pembicaraan telpon terlebih dahulu kemudian tekan tombol START panel RECEPTION menyala maka proses terima berlangsung.

BAB III. EVALUASI

A. Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepat a,b,c,d atau e!

1. Apabila Anda mendengar deringan telepon sebaiknya segera diangkat, maksimal saat berdering telepon berderig….kali.

a. 2 b. 3 c. 4 d. 5 e. 6

2. Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, Anda dapat menanyakan seperti berikut kalimat dibawah ini, yaitu….

a. Siapa ini ?

b. Siapa yang bicara?

c. Boleh saya tahu, siapa yang bicara?

d. Boleh saya tahu , dengan siapa saya bicara?

e. Tolong dikasih tahu dengan siapa saya bicara?

3. Apabila pimpinan menyampaikan pesan kepada Anda tentang pekerjaan yang harus dilakukan, pada akhir pembicaraan Anda dapat mengucapkan….

a. Benar begitu? d. Apakah cukup

b. Sudah ya? e. Apakah cukup sekian?

c. Apakah sudah selesai?

4. Berikut ini adalah keuntungan bertelekomunikasi dengan menggunakan pesawat telepon SLJJ, kecuali…..

a. Tidak dapat menjangkau seluruh Indonesia

b. Tidak dikenakan biaya meinimum 3 menit

c. Tidak perlu menunggu lama

d. Tidak perlu menghubungi operator

e. Tidak perlu membayar mahal

5. Pertama kali yang Anda ucapkan pada saat menerima telepon adalah….

a. Halo, disini PT. BABEL

b. Halo, dengan nomor 7431265

c. Selamat siang, dengan PT TIRTA

d. Halo, selamat siang, PT REKA

e. Selamat siang

6. Bila penelepon meminta Anda untuk menyampaikan pesan-pesan untuk pimpinan, Anda harus menjawab…..

a. Nanti saya sampaikan

b. Pesan Bapak akan saya sampaikan

c. Ya Pak, nanti saya sampaikan.

d. Jelas Pak, akan saya sampaikan

e. Sudah Pak, saya akan sampaikan

7. Dalam menangani telepon terdapat faktor hambatan antara lain, salah satunya adalah….

a. Faktor alat dan pemakaian

b. Faktor dana dan pemakaian

c. Faktor komunikasi dan alat

d. Faktor posisi dan alat

e. Faktor manusia dan penggunaan

8. Alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi dinamakan….

a. Intercom d. Telexs

b. Telepon e. Faksimile

c. Dictapon

9. Pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator disebut….

a. Pesawat telepon tunggal d. Intercom

b. PMBX e. Telexs

c. PABX

10. Hubungan telepon antar daerah/ wilayah, disebut…

a. Telepon tunggal d. Telepon Interlokal

b. Telepon ganda e. Telepon Internasional

c. Telepon local

11. Di bawah ini yang merupakan bagian pada mesin facsimile jika dilihat dari sisi depan, yaitu….

a. Alat pembuka cover d. Tempat keluarnya dokumen yang dikirim

b. Pembebas kertas e. Penggulung kertas

c. Penjepit kertas

12. Yang merupakan bagian pada mesin facsimile jika dilihat dari sisi dalam, kecuali….

a. Pembebas kertas c. Penggulung kertas e. Penghitung waktu

b. Pemotong kertas d. Bagian penutup kertas

13. Jika lampu indicator pada mesin facsimile menunjukkan STAND BY, maka berarti…

a. Tanda persediaan kertas perekam,menyala bila kertas habis

b. Menyala bila terjadi kesalahan

c. Menyala untuk menunnjukkan keadaan mesin dalam kondisi siap

d. Menyala bila pengecilan hasil harus dilakukan (X-0,8) apapun kemampuan mesin lawan

e. Menyala bila pengecilan hasil dilakukan (X 0,8/BA – A4)

14. Yang termasuk Bagian pada mesin facsimile jika dilihat dari sisi belakang di bawah ini adalah….

a. Tempat keluarnya dokumen yang dipilih d. Penuntun dokumen

b. Pembebas kertas e. Tempat dokumen

c. Tempat dokumen yang diterima

15. Tombol contrast pada tombol pengontrol dalam faksimile berfungsi untuk….

a. untuk menentukan resolusi d. untuk dokumen yang agak pekat

b. untukmenentukan kepekatan copy e. untuk dokumen biasa

c. untuk dokumen yang buram/ tipis

II. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas!

1. Mengapa telepon salah satu sarana komunikasi yang sangat penting?

2. Jelaskan perbedaan antara telepon jenis PMBX dengan jenis PABX!

3. Sebutkan macam –macam hubungan telepon!

4. Apakah yang harus dilakukan jika ketika telepon masuk?

5. Mengapa pada saat berbicara di telepon, Anda harus membiasakan diri tersenyum?

6. Hal-hal apa sajakah yang perlu dicatat pada lembar pesan?

7. Apabila orang yang dicari penelpon sedang makan siang atau tidak ada di tempat karena alasan yang lain, alasan apa yang perlu Anda katakan agar si penelepon mempunyai kesan yang baik?

8. Sebutkan bagian-bagian dari pesawat facsimile dari pandangan :

a. Depan b. Dalam c. Belakang

9. Apakah fungsi dari tombol/ tanda dari :

a. PAPER

b. RESOLUTION

c. TRANSMISSION

10. Sebutkan spesifikasi dokumen yang biasa dikirim oleh Pesawat Faksimile!


BAB IV. KUNCI JAWABAN

A. KUNCI JAWABAN FORMATIF 1

1. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan penerima pesan dari dalam dan luar. Melalui pesawat telepon, orang dapat saling brkomuniksai dengan cepat dan mudah meskipun mereka berasa di tempat yang berlainan dan berjauhan.

2. PABX :adalah suatu jenis telepon yang memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melaui operator. PMBX adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan lansung tanpa melalui operator.

3. Bila menggunakan telepon dengan menggunakan system PABX, yang harus kita lakukan pertama kali saat menelepon ke luar adalah memutar/ tekan nomor khusus, misalnya nomor 9, setelah terdengar nada sela, baru kita tekan tombol nomor yang akan kita tuju.

4. Dilihat dari segi peletakkannya telepon dibagi menjadi :

1. Telepon Meja (tablephone) : Telepon yang diletakkan di atas meja

2. Telephone Dinding (wallphone): Telepon yang diletakkan di dinding

3. Telephone Mobil, kapal, Pesawat: Telepon yang biasa digunakan di mobil, kapal, dan pesawat

4. Telepon Genggam : Telepon yang bisa dibawa kemana-mana, sifatnya praktis

5. Dilihat dari cara kerjanya hubungan telepon dibagi menjadi :

1. Hubungan Melalui Operator

Bila melalui operator, penelepon memutar/ menekan nomor operator sentral untuk minta hubungann perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Jika sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.

2. Hubungan Langsung

Yaitu penelpon/ menelpon sendir tanpa operator. Dengan memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh, penelepon langsung bicara.

3. Hubungan Langsung dengan SMS

Hubungan langsung jarak jauh ini dapat dil;akukan sampai melintasi batas negara hanya dengan menggunakan layanan pesan pendek (SMS), komunikasi melalui sms ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui suara (voice). Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat.

B. KUNCIJAWABAN FORMATIF 2

1. Etiket bertelepon yang baik, yaitu :

a. Berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat

b. Memberi kesan yang positif pada si penerima telepon

c.Jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal-hal yang kurang menyenangkan

d. Siapkan informasi yang perlu dismpaikan

2. Hal-hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon , sebagai berikut :

a. Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal 2-3 kali berdering

b. Bersikaplah wajar dan ramah dalam berbicara.

c. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelepon

Contoh dialog

Penelepon : Menekan nomor 321778

Penerima Telepon : Selamat Pagi, PT mekar Abadi, Risky bicara, adakah yang dapat saya Bantu

Penelepon : Selamat Pagi ibu Risky, ini dari PT HG PRATAMA, Bapak Yono, ingin menayakan tentang pelaksanaan Tukar guling fasum yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya.

Penerima : Oh ya, apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang teleh dikirim minggu lalu.

3. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon sebagai berikut

a. Anngapan bahwa panggilan telepon gangauan terhadap penerima

b. Suara terlau keras

c. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak

d. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang asing

e. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon

KUNCI JAWABAN EVALUASI

I. PILIHAN GANDA

1. B 6. B 11. A

2. D 7. C 12. E

3. C 8. A 13. C

4. B 9. B 14. A

5. C 10. D 15. B

II. TES ESSAY

1. Karena melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif

2. PABX :adalah suatu jenis telepon yang memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melaui operator. PMBX adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan lansung tanpa melalui operator

3. Ada 4 macam hubungan telepon, yaitu :

1. Hubungan intern

2. Hubungan local

3. Hubungan interlokal

4. Hubungan internasional

4. Langkah-lagkah menerima telepon:

a. Angkat gagangtelepon

b. Beri salam

c. Tanyakan maksud dari penelpon dengan ungkapan siap membantu

d. Dengarkan baik-baik ketika penelpon berbicara dan beri respons dengan kata-kata “ Ya, tentu, ya saya tahu, benar atau sebaiknya begitu”

e. Mencatart pesan pada formulir berita telepon

f. Dalam menutup pembicaraan, ucapkan salam dan ucapan terima kasih

g. Menyimpan/ meletakkan gang telepon dengan perlahan setelah penelpon terlebih dahulu meletakkan gagang telepon

5. Karena walapun sebenarnya kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang menelpon maka dengan senyuman berarti kita menanggapi apa yang dibicarakan oleh penelpon, dan pribadi seseorang itu dapat ditentukan dari cara ia berbicara dalam bertelpon.

6. Hal-hal yang perlu dicatat pada lembar pesan, yaitu :

1. Berita telepon

2. Nama penelpon

3. Asal dan jam telepon

4. Nama penerima telepon

7. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelpon sedang keluar, penerima telepon harus:

ÿ Memberikan keterangan kepada penelpon tentang ketidakhadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik :

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, dapatkah Anda menelpon kembali?”

Y “Bapak/ Ibu…sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?”

ÿ Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

8. a. Bila dilihat dari depan, terdiri dari :

ï Tempat dokumen

ï Tempat memasukkan dokumen yang akan dikirim

ï Penuntun dokumen

ï Tempat dokumen yang diterima

ï Tempat keluarnya dokumen yang telah dikirim

ï Ukuran kertas

ï Alat pembuka cover

ï Alat penghitung kertas

ï Penghitung waktu

b. Bila dilihat dari dalam

ï Pembebas kertas

ï Pemotong kertas

ï Penjepit kertas

ï Penggulung

ï Bagian penutup kertas

c. Pandangan dari Belakang

1. Tempat keluarnya dokumen yang dikirim

2. Kabel RS-232C

3. Kabel power hubungan listrik

4. Power untuk menghidupkan dan mematikan

9. a. Paper : Tanda persediaan kertas perekam, menyala bila kertas habis.

b. Resolution : Tombol untuk menentukan resolusi

c.Tranmission : Untuk pengiriman data, bila ditekan dengan dokumen diletakkan terlebih dahulu pada baki dokumen

10. Spesifikasi Dokumen yang biasa dikirim

v Dokumen dalam keadaan baik untuk kertas untuk kertasnya maupun isinya.

v Dokumen yang berwarna, agar di foto copy lebih dahulu sebagai hasilnya biasanya kurang baik

v Ukuran kertas dokumen :

w Lebar : 182 mm s.d 257 mm

w Panjang : 128 mm s.d 1000 mm

128 mm s.d 700 mm

w Tebal : 0,06 mm s.d 0,2 mm (Post Manual)

0,06 mm s.d 0,12 mm (Post Outo)

BAB V. PENUTUP

Setelah menyelesaikan modul ini, anda berhak untuk mengikuti tes praktek guna mengukur pengusaaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Apabila berdasarkan hasil evaluasi Anda dinyatakan memenuhi syarat, maka Anda berhak melanjutkan ke topic/ modul berikutnya. System penilaian yang langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu, atau apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul maka hasil yang berupa nilai dari guru/ instruktur atau berupa portofolio tersebut dapat dijadikan bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi. Selanjutnya,hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat, Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi.

DAFTAR PUSTAKA

Martono, D. 1991. Etika Komunikasi Kantor. Jakarta : Karya Utama

Suminar, Ratna.1999. Etika Komunikasi dalam Organisasi Kantor. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Muliati. 1997. Pengoperasian Mesin Faksimile Sharp. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

1 komentar:

sofyan asnawi mengatakan...

Materi yang bermanfaat untuk referensi belajar anak-anakku di SMK, mohon ijin berbagi. jazza kumulloh ahsanal jazza

Poskan Komentar